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国际展品的运输流程(运输展品)

国际展品的运输流程(运输展品)

国际展览是一个重要的商业活动,吸引来自世界各地的企业和专业人士。在国际展览中,展品的运输流程至关重要,决定了展品的安全和顺利抵达目的地。本文将简要介绍国际展品的运输流程,并探讨其中的关键步骤。

国际展览组织需要提前确定展览地点。一旦展览地点确定,展品的运输计划就应该开始制定。这包括了选择运输方式、物流合作伙伴、运输时间和路线等。

选择适合的运输方式是至关重要的一步。根据展品的特性和数量,可以选择海运、空运、陆运或者多种运输方式的组合。海运通常适用于大型展品和大批量运输,而空运则更适合时间紧迫的展览。陆运则可以对接海运港口或机场,并将展品运输到展览地点。

物流合作伙伴的选择也需要仔细考虑。合作伙伴应具备丰富的国际运输经验和良好的信誉。他们将负责整个运输过程的组织和管理,包括货物的装运、报关手续、跟踪和协调等。

在展品的装运过程中,应确保展品得到妥善的包装和保护。包装应该能够抵御潮湿、震动和外力等各种不利因素。对于易碎和贵重的展品,可以考虑使用专门的包装材料和设备,如气垫膜、振动隔离器等。

运输时间和路线的选择也需要根据实际情况进行权衡。展品的运输时间应尽量提前,以确保在展览开始前到达目的地。路线的选择应考虑到交通状况、关税和安全等因素。物流合作伙伴将根据这些因素制定最佳的运输方案。

展品的安全和保险是不可忽视的一环。展品的运输过程中存在各种潜在的危险,如丢失、损坏或盗窃等。为了降低风险,可以购买展品运输保险,以确保在意外情况下得到赔偿。

国际展品的运输流程是一个复杂且关键的过程。通过合理的计划和准备,选择合适的运输方式、物流合作伙伴,并采取必要的保护措施,展品可以安全、顺利地抵达展览地点,为展览的成功做出贡献。

国际展品的运输流程(运输展品)

展品运输是指展品包装结束后,通过运输工具将展品移动至目的地的行为(包括展品装卸作业)。其责任范围为自出发地的展品包装箱离地时始,至到达目的地的展品包装箱落地时止。

从广义上来讲,展品运输包括展览前后展品的运输、会展活动期间向展商和参展观众分发食物的运输,以及与此相配套的会展设施的运输等。从狭义上来讲,展品运输就是指以展品为主体所产生的运输过程作为同属于运输业范畴的展品运输,除了具有其他运输行业所共有的对安全性、及时性、经济性以及准确性的要求之外,

还具有以下特点:(1)高度时效性。展览会日期的确定性和严格性较强,因此对展品运输的时效性要求非常高。多数国外来华参展的展品普遍会在展览会开幕前的一周或半个月抵达中国的海、空港口,而包括报关、报检、查验、内陆监管运输、展台就位等重要的操作环节在内的展品运输工作需要在短短一周之内全部准确无误地完成,高度的时效性要求是展品运输区别于其他运输的最重要的特征。(2)返回运输。会展逐渐向国际化趋势发展,特别是对于大多数展品,有进口必然就有出口,因为展品存在返回运输,这是展品运输很特殊的一点。(3)海关检验检疫严格。由于展品多数为临时进口的海关监管货物,所以在海关及检验检疫方面有着更为严格的要求。

运输展品集中的案例有哪些

第四届展博会大部分的展品是从德国汉堡港装船运输到我国上海的。1、天秤座货轮:中国海运天秤座货轮已经停泊在上海洋山港二期码头,这艘货轮这次装载的所有物品都是我国第四届进博会所需要展出的物品。如果朋友们感兴趣的话目前可以去港口观看这座巨大的货轮,这艘货轮目前正在将进博会的物品装上货车。此次远渡重洋而来的货物有两万标集装箱,这两万标集装箱将运送至上海国家会展中心,届时位于上海的朋友们可以大饱眼福了。2、进博会:那么很多人可能好奇什么是进博会呢?进博会的全称实际上是中国国际进口博览会,是我国开办的世界上第一个以进口为主题的国家级展览会。目前进博会已经开到第四届了,每一届都由我国的商务部和上海市人民政府联合举办。前三届的举办相当成功,进博会是由我国的最高领导人推动的,是我国面向世界开放市场的重大举措之一。3、合作伙伴:进博会是十分具有观赏价值的,大家在进博会上可以一览各个国家的最先进的科学发明。我国十分注重国际友好,所以这是进博会上将会出现全世界200多个国家的进口商品。我们在进博会上将看到科技,医疗,教育等各个方面的全新产品,其中比较有名的有,德国拜尔斯道夫公司,巴基斯坦的喜马拉雅盐灯公司,还有意大利的那不列爹百年贝雕家族公司等等。大部分的参与公司都表示十分期待这次进博会,希望在中国收获更多的订单找到更多的合作伙伴,把这个全世界最大的市场长长久久的做下去,进一步促进自己公司的产业升级,将自己的公司做大做强。

运输展品集中的时间

展品物流,即运输的货物是与展览会或类似展示活动有关的样品、宣传品、过程所要求的个性化物流服务搭建材料等物项。因此对展览品运输的时间和安全性要求非常严格,展品务必在开展日期之前运达展馆展位,甚至是代理参展商布展。所以对展览品运输、目的港清关等时间节点把控好。除了展览品的运输要求外,对展览品的包装有很高的要求。展览品在整个操作流程中需要经过多次的国内、国外装卸,还要经受长距离的海运,陆运等,因此展览品的外包装箱应采用坚固,并适合反复装卸的包装材料。必要时,需要在外包装上粘贴相关的安全标志,如防雨、易碎、向上等。注意事项会展运输不当,可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况,可能导致很严重的后果。最常见的问题有:全部或部分展品未及时运到有时会因为展品还在途中,或在途中丢失,或还在海关仓库里,或海关手续还未办完等原因导致展会开幕了,但展品全部或部分未到展场,以致无法正常参展。展品因包装不好而破损由于展品没有进行适当包装在运输途中破损,这会给展品参展带来负面影响,也可能会出现额外费用以及延误事件。每种运输方式都有自己的优缺点,运输方式选择不当会给展览带来影响,铁路运输会省却转运的麻烦,但费用比较高昂,周期比较长,给前期的准备工作造成了很大的压力。而且一般参展商由于参展次数有限,对整体流程的把握不是很到位,所以容易造成展品不能按时到达的现象。

运输展品的包装案例

第一部分 会展预备阶段的文案第一节 会展预备阶段的文案简介一、会展预备阶段的文案的概念:会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。二、会展预备阶段的文案种类:会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。第二节 会展预备阶段的文案写作一、《展会立项策划书》的写作(一)《展会立项策划书》的概念:所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容,  主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划.现场管理计划、相关活动计划等。《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。(二) 展会立项策划书的内容结构:一般地,《展会立项策划书》主要包括以下内容:1、 办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的分析,对展会举办地市场的分析等。2、 提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、 展会价格及初步预算方案。4、 展会工作人员分工计划。5、 展会招展计划6、 展会招商计划。7、 展会宣传推广计划。8、 展会筹备进度计划。9、 展会服务商安排计划。10、 展会开幕和现场管理计划。11、 展会期间举办的相关活动计划。12、 展会结算计划。(三) 展会立项策划书的写作要求:1. 展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。下面分别对这三个内容作一些说明:基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。限定部分:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。展会举办时间的表示办法有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里,用“届”来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展会地点策划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位:拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位:对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长,如“世博会”的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。根据展会的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产品大类,“博览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万种,几乎是无所不包;而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期,展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、 展会规模展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、展会定位通俗地讲,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。9.展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时,一般遵循“优地优价”的原则,即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时,要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划、人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办。展会进度计划安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排,它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,展会现场将井然有序,展会秩序良好。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等,它们是展会的有益补充。二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作(一)《展会项目立项可行性研究报告》的概念完成了《展会立项策划书》,并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见,制定了一套初步的方案,至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行,还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素,才是决定否可以举办该展会的最终依据。《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上,初步提出计划举办的展会“是什么样的”;展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上,深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行,为否举办该展会提供科学的决策依据。如果展会立项策划通过可行性分析,证明计划举办展会的市场条件具备,项目具有生命力,各种执行方案策划合理,项目在经济上可行,风险较小且有一定的社会效益,就可以通过该展会立项策划,决策举办该展会了。(二)《展会项目立项可行性研究报告》的内容结构《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明,并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容:1、 市场环境分析(1) 宏观市场环境:包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。(2) 微观市场环境:包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。(3) 市场环境评价:SWOT分析法,即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。2、 展会项目生命力分析(1) 项目发展空间:即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。(2) 项目竞争力:包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。(3) 办展机构优劣势分析3、展会执行方案分析1)对计划举办的展会的基本框架进行评估,具体包括:(1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。(3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2)招展招商和宣传推广计划评估(1) 招展计划评估 (2) 招商计划评估 (3) 宣传推广计划评估3、 展会项目财务分析(1) 价格定位(2) 成本预测举办一个展会的成本费用一般包括:1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。 6)税收 7)其他不可预测的费用(3) 收入预测举办一个展会的收入一般包括:1) 展位费收入 2) 门票收入 3) 广告和企业赞助收入4) 其他相关收入 (4) 盈亏平衡分析 (5) 现金流量分析1) 净现值分析 2) 净现值率分析 3) 获利指数 4) 内部收益率5、风险预测(1) 市场风险 (2) 经营风险 (3) 财务风险 (4) 合作风险6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。(三)《展会项目立项可行性研究报告》的写作要求《展会项目立项可行性研究报告》是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据,《展会项目立项可行性研究报告》的写作必须做到材料真实充分,分析客观科学,判断准确有理。1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步,它是根据展会立项策划提出的展会举办方案,在已经掌握的各种信息的基础上,进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备,是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件,还要对其未来的变化和发展趋势作出预测.使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。2、展会项目生命力分析市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备;展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力,不是只分析展会举办一届或两届的生命力,而是要分析该展会的长期生命力,即要分析如果本展会举办超过五届以上,本展会是否还有发展前途的问题。3、展会执行方案分析展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发,分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备,是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案,分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。需要强调的一点是,对展会基本框架进行评估,重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行,而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的,但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。要避免这种“个体合理,群体冲突”现象的出现,对展会基本框架进行评估就十分重要。4、展会项目财务分析展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发,分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行,并为即将举办的展会指定资金使用规划。5、风险预测从展会立项可行性分析的角度看,风险就是办展机构在举办展会的过程中,由于一些难以预料和无法控制的因素的作用,使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离,从而使办展机构举办展会的计划落空;或者是即使展会如期举办,但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题,提出对展会项目立项策划的改进建议,指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标,在上述分析的基础上,针对存在的问题,提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。三、《参展说明书》的写作(一)《参展说明书》的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排,指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后,就可以着手编制展会的《参展说明书》了。《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册,以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。(二)《参展说明书》包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲,参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件,也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件,参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。参展说明书主要包括以下几方面的内容:(1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎,说明本手册编制的原则和目的,提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短,言简意赅。(2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时,要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等;在绘制至展馆的交通图时,要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等;对于该展览场地的基本技术数据,要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍.对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位,进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。(3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间,要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等,对以上时间尽量精确到小时;对于办展机构,要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等;还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人,如果有网址和E—MAlL也最好能公布,以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度,包括:展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度,对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。(5)展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明,主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的,所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明,列明参展商使用标准展位的注意事项,提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求,如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明,主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南,都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等,要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格,主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。参展说明书编制成功以后,可以印刷成册,在展会开幕前适当的时间寄给参展商,也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载,如果展会有海外参展商,还要将参展商手册翻译成外语文本。(三)《参展说明书》的作用《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的,它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用,也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响:1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明,参展商在得到参展说明书以后,就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等;在展会布展现场,参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展,避免布展期间的盲目和违规;在展览期间,参展商可以按该说明书的要求布置展品演示;在撤展期间,参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展;展会结束后,参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下,参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定,不仅有利于指导各参展商按规定办事,也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜,并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一,它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范,有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外,参展说明书对展会观众也能起一定的作用。手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明,就对观众参观展会有较大的帮助。观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点,可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇.在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的,参展

国际展品的运输流程

会展物流的具体业务流程主要包括以下三大环节:

一、指定物流服务商

按照国际惯例,一般大型展会,其组委会都要指定物流服务商。物流服务商根据组委会提供的信息与参展商联系,洽谈具体物流服务需求。在这一阶段,参展商业可以与会展主办方进行沟通,自己选择物流服务商。

在实际会展活动过程中,展品的物流组织模式主要有:参展商自行负责展品运输;参展商自选物流服务商进行展品运输;展会主办方指定会展物流服务商通过邮寄或快递等方式。

值得指出的是,在展会操作中,参展方使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下,由会展主办方指定的物流服务商大多是一些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高,能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业。与这样的物流供应商合作,服务质量、安全性有一定的保障,可省去参展商的许多后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商,最好找正规的企业。否则,将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外发生,造成不必要的损失。

二、物流服务方案的设计与完善

承担会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案,包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容,如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中,物流服务商需要与参展商充分沟通,才能保证方案符合参展商的需要。

一般而言,海外参展商通常有一些国际性的运输公司代理。国际展览运输协会认为,展会物流代理工作主要有6个方面。

1.联络。

2.展会前与客户联系,应明确基本的运输要求。如单证文件、截止日期等。 3.办理单证文件以及现场代理。 4.设计最佳运输方式和路线。 5.提供现场支持。 6.展后处理、回运等。

三、物流服务方案的实施

根据会展主办方的展会日程安排,物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业,活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付展品后,要由参展商进行确认,待展览结束后立即启动下一轮物流或展品回程运输。优秀的物流服务商,还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。

对于参展商而言,在展品运输阶段要与物流代理商紧密联系,并注意把握好一下几个阶段。

1. 认真挑选物流商

在确定参展之后,参展商要尽快确定展品物流服务供应商。确定物流商后,双方会签订一份展品运输的协议。协议主要内容有:物流公司及展馆的通信地址、联系方式和联系人、接货时间安排、运输方式、到达站、发货单位、展会名称、件数、重量、体积、保险价值等。

2. 紧密联系物流商

在于物流商的联系中,最好使用书面以及传真形式,以便根据文件内容进行核对。按照国际惯例,参展货物通常是在距离开幕前两天运到,保持密切沟通是为了防止展品在运输过程中出现意外情况。

3. 迅速有序进展场

由于展会周期相对较短的特点,往往展前展品进馆的时间安排很紧,参展商应该听从物流代理商的统筹安排,尽可能地争取布展时间,做到协调、安全、快速、有序。

4. 妥善处理参展品

展会结束后,参展商应与所委托的物流代理商提前沟通,商定好撤展及展品回运事宜。

关于“国际展品的运输流程(运输展品)”的具体内容,今天就为大家讲解到这里,希望对大家有所帮助。